התנהלות מול לקוחות

פרט לעבודה כאומנים בלהקות והפקות גדולות, שאר העבודה כאומן דורשת גם הבנה והתמצאות בתנהלות עסקית מול לקוחות. עמוד זה מפרט עצות וטיפים להתנהלות מומלצת מול לקוחות. המידע נאסף בין השאר הודות לאמנים רבים שלוקחים חלק בקבוצת הפייסבוק "אמני במה וקרקס". המידע כאן נכתב על ידי אומנים עבור אומנים מתוך המון כוונה טובה לסייע. במידה ויש לכם הערות וטיפים נוספים, כיתבו לנו.

ששת השלבים המפורטים מטה יכולים להתנהל בשיחת טלפון אחת או על פני מספר שיחות טלפון ומיילים. לא בכל מקרה תעברו את כל השלבים ולפעמים הסדר בין השלבים יהיה מעט שונה.

התנהלות מול לקוחות:

שלב ראשון: הלקוח יפנה אליכם לבקש הצעת מחיר עבור מוצר שלכם. בררו את הפרטים הבאים לפני שתתנו הצעת מחיר:

• מהו "המוצר" – תבררו מה בדיוק ה"מוצר" שהלקוח רוצה, הבהירו ללקוח מהו ה"מוצר" שאתם מציעים לו ותדאגו שהוא מבין מה הוא מקבל. כמה מופעים, כמה פריצות, של כמה זמן.
• זמן הארוע – תוודאו שאתם אכן פנויים בתאריך ובשעות המבוקשות.
• מקום הארוע – תבדקו כמה יעלה לכם הוצאות נסיעה לפני שתתנו את הצעת המחיר.
• מפרט טכני – תבררו שאכן יש במקום הארוע את התנאים הטכניים שמאפשרים את המופע/עבודה שלכם. גובה תקרה, גודל במה או מקום הופעה, סוג השטח להליכת קביים וכו. רצוי מאוד שיהיה לכם מפרט טכני מסודר אותו תוכלו להעביר ללקוח.
• תוספות – כל שרות או ציוד אחר שהלקוח מבקש מכם בנוסף ל"מוצר" שהוא רוכש. למשל – עזרה בהקמה וניהול סדנאות קרקס, מערכת הגברה למופע שלכם שתתפקד גם כמערכת הגברה של כל הארוע, שימוש של אמנים אחרים שהלקוח מביא בציוד קרקס שלכם וכו'.

שלב שני: לאחר שביררתם את כל זה תנו הצעת מחיר והבהירו באופן ברור אם זה כולל מע"מ או לא. כאן יערך לפעמים משא ומתן שבו הלקוח ינסה להוריד את המחיר כמה שיותר ואתם תנסו להשאיר אותו גבוה כמה שיותר. בסוף שלב זה יוגדר הסכום עבור עבודתכם בארוע. הגדירו בשלב זה גם את תנאי התשלום (איך מתי יגיע הכסף לחשבונכם). שימו לב שבמידה ודוחפים אתכם לרדת במחיר אתם יכולים להסכים בתנאי של תשלום ביום הארוע ולא בשוטף למשל. לפעמים תרצו להיוועץ עם חבר למקצוע לפני שאתם נותנים הצעת מחיר ללקוח. תרגישו בנוח להגיד ללקוח – " תן לי לבדוק כמה נושאים טכניים ואני חוזר אליך עם הצעה מסודרת עוד מספר דקות".

שלב שלישי: הלקוח יפנה אליכם ויבקש לשריין את התאריך עבורו. זה לא אומר שהוא סוגר את הארוע. זה רק אומר שהוא מבקש שאם פונה אליכם מישהו אחר לארוע באותו תאריך באותן שעות, הוא מבקש שתצרו איתו קשר לפני שאתם סוגרים עם המישהו האחר כדי לתת לו אפשרות לסגור איתכם את הארוע או לא. אתם לא חייבים להסכים לזה. אתם יכולים ללחוץ אותו לקבל החלטה, או לא. הכל תלוי בשאר ההזדמנויות עבודה שיש לכם במקביל. אתם יכולים לעשות כמו חברות הסלולאר ולהגדיר שהצעת המחיר שלכם תקפה ל10 ימים ולאחר מכן אתם לא מתחייבים לסכום שנסגר. זה יאפשר לכם במידה וקיבלתם הצעה לעבודה במחיר גבוה יותר והלקוח הראשון מתמהמה/נמרח ולא סגר עדיין לסגת מהעיסקה בהגינות. זה קורה הרבה עם ארועי החגים, יש חברות הפקה שמנסות לסגור אומנים לחגים זמן רב מראש במחירים נמוכים, מבלי שיש להם עדיין ארוע. ישנם אמנים ששמחים לשריין וישנם כאלו שלא מוכנים לשריין בשום אופן – מי שרוצה אותי בארוע שיחתום על חוזה… עם חלוף הזמן תלמדו מה הדרך הנוחה ביותר עבורכם לעבוד.

שלב רביעי: הלקוח יוצר קשר ורוצה לסגור. לפני שאתם סוגרים הבהירו ביניכם ללקוח את כל הפרטים הקטנים הקשורים לעבודה שלכם – גישה לרכב, זמן הגעה לארוע וזמן עזיבה שלכם, מי הקהל (נוער/קהל משפחות/פנימיה דתית וכו'), התאמת "המוצר" לקהל דתי, מה קורה במקרה גשם, לג'ינג'ים שעושים דמויות שטח בררו אפשרות של עבודה בצל או תחת ציליה, עברו שוב עם הלקוח על כל הפרטים שהובהרו בשלב הראשון והבהירו לפרטי פרטים את נושא ה"תוספות" אם יש כאלו. בשלב הבא תמלאו ללקוח הזמנת עבודה. פרטו את כל הנושאים שעלו כאן בכתב וצרפו אותם להזמנת העבודה.

שלב חמישי: מלאו את הזמנת העבודה ושילחו לו לחתימה. הבהירו ללקוח שעד שההזמנה לא חוזרת אליכם חתומה הארוע לא סגור. אתם יכולים להגדיר שמרגע שאמר לכם שהארוע סגור ההזמנת עבודה צריכה להגיע אליכם חתומה תוך 24 שעות. ואח"כ אתם לא מחוייבים לארוע. שימו לב שבישראל עד שלא חתמו לכם יש סיכוי סביר לגמרי שיבטלו. הנה לינק לדוגמה להזמנת עבודה. הזמנת עבודה לדוגמא  עם הערות למילוי.

שלב שישי: הלקוח החזיר לכם את הזמנת העבודה חתומה. סגרו את הארוע ביומן והדפיסו את ההזמנת עבודה שתשמש לכם כדף הפקה בשטח ליום הארוע (יש על הזמנת העבודה כתובת ומיקום מדוייק וטלפון איש קשר ביום הארוע וכך גם אם ידרש מכם ביום הארוע משהו שלא נכלל בהזמנה תוכלו לשלוף אותה ולסרב או לדרוש תשלום נוסף על עבודה מעבר למה שסוכם.

מומלץ מאוד לגבות כל שיחת טלפון במייל שבו נכתב – להלן סיכום שיחתנו הטלפונית מיום זה וזה ולכתוב מה נאמר והוגדר. ללא גיבוי כתוב של כל סיכום לאורך הדרך תגלו כמה כל ליצור אי הבנה בין שני אנשים – ולרוב זה לא יעבוד לטובתכם.

מומלץ לנהל יומן שנה עם רישום מסודר ביום הארוע הפוטנציאלי. רישום מסודר הווה אומר – הפרטים המרכזיים של הארוע (מקום הארוע, זמן הארוע, מה "המוצר"), פרטי הלקוח שם וטלפון, ומה השלב בו נמצאים מול הלקוח. ניהול יומן ארועים מסודר יעזור לכם יחד בניהול פנקסי חשבוניות וקבלות וניהול ספרים שנדרש על ידי הרשויות – שימרו את היומנים שלכם תמיד 7 שנים לאחור.

מומלץ להחתים כל לקוח על הזמנת עבודה לכל ארוע. גם אם עבדתם איתו המון פעמים וגם עם התיידדתם ואתם מכירים טוב. הנה שוב הלינק למי שפספס הזמנת עבודה לדוגמא

שיהיה לכם בהצלחה!